Les coûts réels des licences bureautiques

Les anciennes versions de Microsoft Office ne sont plus maintenues, ou alors avec une échéance qui comprend uniquement les versions avec les services Pack. Afin de continuer de travailler avec des outils fiables, il est nécessaire d'envisager un projet de migration. Mais alors vers quelle solution se tourner ? Solutions Libres (LibreOffice) ou propriétaires ?

Ce n'est pas parce que votre parc bureautique est actuellement sur Microsoft Office qu'une migration vers les nouveaux produits de ce dernier sera moins contraignante.

En effet les interfaces ont été modifiées en profondeur. Un temps d'adaptation est nécessaire pour la prise en main du logiciel. Le format change également alors qu'on reste avec le même éditeur. On passe de .DOC à .DOCX et des problèmes de compatibilité peuvent apparaître. Une étape sur la conduite du changement doit être mise en place dans les deux cas (migration vers Microsoft et migration vers LibreOffice).

Que vient faire le Cloud Computing dans tout ça ? Microsoft propose aujourd'hui une alternative avec Office 365. Ce produit met à disposition la dernière Suite office 2016 et un espace de stockage dans le cloud OneDrive de Microsoft. Contrairement à l'achat d'une licence perpétuelle par poste de travail comme il est encore d'usage pour la suite office 2016 seule, cette offre demande un abonnement mensuel ou annuel afin de bénéficier de tous les services.

D'une part, que ce soit avec Office 365 ou avec la suite office 2016 seule, le prix du déploiement de ces solutions se calcul en fonction du nombre de postes utilisateurs. En effet, ces solutions sont limités : une licence Office Microsoft comprend l'installation du logiciel uniquement sur un poste utilisateur et l'abonnement à Office 365 à 5 postes utilisateurs. De plus vous continuerez à payer le droit d'utiliser ces outils la migration terminée (abonnement à Office 365 ou les mises à jour avec Office Microsoft 2016), et pour chaque poste utilisateur.

« Sous Mac, office 365 coûte plus cher qu'une licence d'office 2011 au bout de deux ans » source : magazine MISC, « XAAS et stratégie d'entreprise. »

D'autre part, s'abonner à des outils bureautique demande réflexion : où souhaitez-vous stocker vos données numériques ? En cas de problème, vous n'aurez plus accès à vos outils mais également à vos données. Des normes de stockage peuvent avoir été mises en place selon votre domaine d'activité, par exemple les fichiers numériques appartenant à la fonction publique ont l'interdiction d'être stockée dans un Cloud non hébergé sur le territoire français.

Une migration vers LibreOffice n'impose aucun coût de licence ; Investir ce gain perçu en formation permet de gagner en compétence et en productivité. Et vous aurez accès en permanence aux nouvelles versions du logiciel. Votre parc bureautique sera homogénéisé et à jour régulièrement avec une unique version du logiciel à maintenir.

Ressources :

• Hébergement des collectivités locales
• Les systèmes et logiciels obsolètes